Problematika obračunavanja dnevnic

Problematika obračunavanja dnevnic v avtoprevozništvu

Pojasnilo DURS, št. DT 061-174/2006, 19. 12. 2006

Medsebojne pravice in obveznosti delavcev in delodajalcev urejajo predpisi o delovnih razmerjih, na podlagi katerih se presoja tudi upravičenost delojemalca do povračila stroškov v zvezi z delom. Tako je v 130. členu Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02) določeno, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom, za prevoz na delo in z dela in povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju. Če višina povračila teh stroškov ni določena s kolektivno pogodbo s splošno veljavnostjo, se določi z izvršilnim predpisom.

Z vidika davčne obravnave navedenih povračil je treba upoštevati določbe Uredbe o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo (Uradni list RS, št. 142/04, 7/05 in 60/05; v nadaljevanju: uredba).

1. Obračun dnevnice za službena potovanja

Poudarjamo, da uredba določa samo zgornje zneske povračil stroškov v zvezi z delom in druge dohodke ter pogoje, pod katerimi se ti zneski ne vštevajo v davčno osnovo, pravice delavcev pa so opredeljene v kolektivnih pogodbah. Glede na navedeno se uredba uporablja predvsem v davčne namene v smislu davčno priznanih povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov.

Četrti odstavek navedene uredbe določa višino dnevnice, ki se ne všteva v davčno osnovo iz delovnega razmerja tako za službena potovanja v Sloveniji kakor za službena potovanja v tujini. Višina dnevnice za službena potovanja v tujini je za posamezno državo oziroma območje določena v Prilogi 1, ki je sestavni del uredbe.

Kdaj se dnevnica ne všteva v davčno osnovo, pa je določeno v tretjem odstavku 4. člena uredbe, ki določa: za primere, če je narava dela takšna, da se pretežno opravlja izven sedeža delodajalca, in se delo opravlja na območju Slovenije, delojemalec pa se vsak dan vrača v kraj, kjer prebiva, se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne glede na določbe prvega odstavka tega člena ne všteva povračilo stroškov za prehrano med delom, do višin in pod pogoji, ki so določeni v 2. členu te uredbe.

Upoštevajoč navedeno določbo uredbe, se morebitna obračunana oziroma izplačana povračila v obliki dnevnic ali v obliki terenskega dodatka vštevajo v davčno osnovo, in to ne glede na čas odsotnosti (od odhoda do vrnitve v kraj prebivanja), neobdavčeno pa je povračilo stroškov za prehrano med delom, do višini in pod pogoji, ki so določeni v 2. členu te uredbe.

Iz tretjega odstavka 4. člena uredbe tudi izhaja, da določba tega odstavka ne velja za delo v tujini, temveč le v primerih, ko se delo, na katero je bil napoten delavec, opravlja na območju Slovenije. Če je delavec na službenem potovanju v tujini, se tudi takrat, ko je narava dela takšna, da se opravlja pretežno zunaj sedeža delodajalca in se delojemalec vsak dan vrača v kraj, kjer prebiva, prizna neobdavčeni znesek povračila za prehrano v skladu z drugim odstavkom tega člena. Navedeno pomeni, da se dnevnice, izplačane delavcem, ki delajo pretežno v tujini in se vsak dan vračajo domov, ne vštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja pod pogoji, ki so določeni v drugem odstavku tega člena.

2. Višina dnevnice za službena potovanja v tujini, ko je pot opravljena na ozemlju dveh ali več držav

Uredba ne določa, v kakšni višini se obračuna dnevnica za službena potovanja v tujini, ko je pot opravljana na ozemlju dveh ali več držav.

Kadar je službena pot opravljena na ozemlju dveh ali več držav, se višina dnevnice obračuna v višini dnevnice, ki velja za državo, v kateri je končni cilj zaključka službene poti. Če na službeno pot vplivajo okoliščine in dejstva, zaradi katerih naj ne bi bil ta način obračuna pravilen, se lahko višina dnevnice obračuna tudi v višini sorazmerno prebitega časa potovanja na ozemlju posamezne države.

3. Verodostojna knjigovodska listina za službene poti

Dokazilo, da je bila službena pot dejansko opravljena, je potni nalog. Po razlagi SRS 21 velja za nalog za izvajanje dejanja znotraj podjetja, ki ima pomožno naravo in usmerja h kontroli pravne veljavnosti knjigovodske listine.

Po Zakonu o prevozih v cestnem prometu – ZPCP-1 (Uradni list RS, št. 26/2005 – UPB3) je potni nalog obvezen dokument, ki ga mora imeti voznik domačega prevoznika med vožnjo v vozilu.

V skladu z navedenima SRS 21 in 18. členom ZPCP-1 mora izpolnjeni potni nalog, s katerim se dokazuje, da je bila službena pot dejansko opravljena, vsebovati naslednje podatke:

številko in datum potnega naloga,
vrsto prevoza,
firmo oziroma ime in sedež domačega prevoznika,
čas veljavnosti potnega naloga,
ime in priimek voznika,
glavne podatke o začetku, smeri in koncu vožnje (točna relacija poti),
datum in uro prihoda in odhoda (tudi čas poti v posamezni državi s točno navedbo krajev),
registrsko označbo vozila,
stanje kilometrskega števca ob začetku in koncu vožnje,
število prevoženih kilometrov,
število prepeljanih potnikov in opravljenih potniških kilometrov oziroma količino prepeljanega blaga in tonskih kilometrih,
podpis predlagatelja na obračunu potnih stroškov,
podatek, ali je obračunana dnevnica ali ne, in višina dnevnice,
žig in podpis pooblaščene osebe, ki je izdala dokument.


Resničnost nastale službene poti prevoznik poleg natančno izpolnjenega potnega naloga dokazuje s pogodbami o prevozih v cestnem prometu, ki so zavezujoče z Zakonom o prevoznih pogodbah v cestnem prometu – ZPPCP-1 (Uradni list RS, št. 126/2003):

pogodbe o prevozu tovora,
pogodbe o prevozu potnikov,
tovorni list (CMR),
potniška spremnica.
Poleg omenjenega se opravljanje poti dokazuje s potrdili o plačilu cestnin in s potrdili o nakupu in plačilu pogonskega goriva.

Na podlagi navedenega lahko sklenemo, da davčni zavezanec dejansko opravljene službene poti dokazuje s pravilno izpolnjenim potnim nalogom, s pogodbami, z zapisi tahografov in s potrdili o plačilu raznih stroškov, ki so sestavni del obračuna potnih stroškov po potnem nalogu. Obračun potnih stroškov mora podpisati predlagatelj, prav tako mora imeti davčni zavezanec dokazila, kdaj in komu so bili stroški v zvezi s potnim nalogom izplačani.

Obvestila
23.08.2019 Sprememba tečajev
Danes smo posodobili ceno tečajev glede na Banko Slovenije. Nove cene se bodo avtomatsko upoštevale pri obračunu dnevnic.

22.08.2019 Sprememba tečajev
Danes smo posodobili ceno tečajev glede na Banko Slovenije. Nove cene se bodo avtomatsko upoštevale pri obračunu dnevnic.

21.08.2019 Sprememba tečajev
Danes smo posodobili ceno tečajev glede na Banko Slovenije. Nove cene se bodo avtomatsko upoštevale pri obračunu dnevnic.
Mnenja uporabnikov
Do spletne aplikacije sem bila dokaj skeptična, saj smo prej v podjetju porabili veliko časa za obračun potnih stroškov. Po testiranju pa smo se takoj odločili za uporabo potnih nalogov na spletu.
Janez Torkar s.p.

Naše delo zahteva veliko število službeih potovanj, s spletno aplikacijo potninalogi.si smo dosegli da so naši potni nalogi vedna ažurni, hkrati pa nam takojšen obračun službenega potovanja omogoča takojšni vpogled v stroške in izplačilo predujma, s katerim razbremenimo zaposlene na službenem potovanju.
Milan Emil Janc s.p.

Za naš računovodski servis so potni nalogi z avtomatiziranim obračunom odlična rešitev, saj aplikacija spremlja sprememebo cen tečajev, dnevnic in bencina kar nam zelo olajša delo.
Birodata d.o.o.